Última actualización: 21 de octubre de 2026
Versión: 1.0
Aplicable a: IdCardStudio para Windows, distribuido mediante descarga directa y Microsoft Store.
1. Identificación del proveedor
IdCardStudio es una aplicación de software desarrollada y comercializada por Herramientas Virtuales S.A.S., empresa domiciliada en Bogotá, Colombia.
Datos de contacto:
- Razón social: Herramientas Virtuales S.A.S.
- NIT: 900719705
- Domicilio: Bogotá, Colombia
- Correo electrónico: carnet@h-v.co
- WhatsApp: +57 316 831 2371
- Sitio web: https://herramientasvirtuales.com
Herramientas Virtuales S.A.S. está comprometida con la protección de los datos personales, la privacidad de sus clientes y la implementación de buenas prácticas de seguridad de la información.
Esta política explica qué información puede procesar IdCardStudio, las finalidades del tratamiento, su almacenamiento, los mecanismos de protección, las comunicaciones con terceros y los derechos de los titulares.
2. Alcance de la política
Esta política aplica a las versiones de IdCardStudio instaladas en equipos con sistema operativo Windows, independientemente del mecanismo utilizado para su distribución.
Comprende:
- Diseño, emisión e impresión de carnets físicos.
- Administración de titulares y credenciales de identificación.
- Gestión de visitantes, cuando esté habilitada.
- Registro y control de acceso.
- Administración de usuarios y permisos.
- Conexión con bases de datos locales o servidores configurados por el cliente.
- Gestión y validación de licencias de software.
- Servicios de soporte técnico remoto.
- Integraciones y servicios externos habilitados por la organización.
IdCardStudio está diseñado para que las organizaciones mantengan el control sobre la información personal que administran.
IdCardStudio no realiza sincronización ni intercambio automático de información personal con la plataforma carnet.digital. Ambas soluciones operan de manera independiente para los efectos de esta política.
3. Responsabilidades sobre los datos personales
El tratamiento de datos personales realizado mediante IdCardStudio depende de la finalidad y de quién determina su utilización.
3.1. Organización cliente
La empresa, institución educativa, entidad pública, asociación u organización que utiliza IdCardStudio generalmente actúa como responsable del tratamiento de los datos personales incorporados en la aplicación.
En esta condición le corresponde:
- Determinar las finalidades y bases jurídicas del tratamiento.
- Obtener las autorizaciones cuando sean legalmente exigibles.
- Informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos.
- Definir los usuarios autorizados para acceder a la información.
- Establecer los períodos de conservación.
- Atender las solicitudes de los titulares.
- Administrar la seguridad de sus equipos, redes y servidores.
- Configurar las integraciones y servicios externos.
- Adoptar medidas especiales para proteger los datos de menores de edad y los datos sensibles.
3.2. Herramientas Virtuales S.A.S.
Herramientas Virtuales S.A.S. actúa como proveedor de la tecnología y no determina las finalidades del tratamiento de los registros personales administrados autónomamente por sus clientes.
En las instalaciones locales, el proveedor no recibe automáticamente las bases de datos que contienen información de titulares de carnets, visitantes o registros de acceso.
Sin embargo, Herramientas Virtuales S.A.S. puede actuar:
Como responsable del tratamiento: respecto de los datos que recopile directamente para licenciamiento, gestión contractual, facturación, atención comercial, soporte y cumplimiento de obligaciones legales.
Como encargado del tratamiento: cuando, durante una actividad de soporte técnico autorizada, procese información personal por cuenta de una organización cliente y siguiendo sus instrucciones.
Cuando corresponda, las partes deberán establecer los acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos necesarios.
4. Categorías de información tratada
IdCardStudio permite administrar distintas categorías de información según las funcionalidades habilitadas y la configuración de cada organización.
4.1. Datos de titulares de carnets
Pueden incluir:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad.
- Fotografía.
- Cargo, dependencia, grado o curso.
- Empresa o institución.
- Correo electrónico y teléfono.
- Fechas de emisión y vencimiento.
- Identificadores de credenciales.
- Campos personalizados definidos por la organización.
Finalidad: administrar identidades, diseñar, emitir, imprimir, actualizar y verificar credenciales de identificación.
4.2. Datos de visitantes
Pueden incluir:
- Nombre completo.
- Documento de identificación.
- Empresa de procedencia.
- Correo electrónico y teléfono.
- Fotografía.
- Persona o dependencia visitada.
- Motivo de la visita.
- Fecha y horario autorizado.
- Código QR de ingreso.
- Historial de visitas.
Finalidad: gestionar solicitudes, aprobaciones, registros y autorizaciones de ingreso.
4.3. Registros de acceso
Pueden incluir:
- Identificador de la persona o credencial.
- Fecha y hora de entrada o salida.
- Punto de control utilizado.
- Resultado de la validación.
- Identificación del dispositivo de verificación.
- Ubicación geográfica, exclusivamente cuando esté habilitada y corresponda a la funcionalidad utilizada.
Finalidad: realizar controles de ingreso y salida, administrar autorizaciones y mantener trazabilidad de los accesos.
4.4. Usuarios de administración
Pueden incluir:
- Nombre de usuario.
- Identificador de la cuenta.
- Rol y permisos.
- Información de autenticación protegida.
- Registros de actividad administrativa.
Finalidad: controlar el acceso a la aplicación, administrar privilegios y proporcionar trazabilidad de las operaciones.
4.5. Información técnica y de licenciamiento
Para administrar las licencias de IdCardStudio pueden tratarse:
- Identificador técnico de la instalación o del equipo.
- Código o identificador de licencia.
- Plan contratado.
- Estado de activación.
- Versión de la aplicación.
- Fechas de activación, validación y vencimiento.
- Información técnica necesaria para detectar errores de activación y prevenir el uso no autorizado.
Los identificadores técnicos podrán generarse mediante mecanismos de resumen criptográfico u otras técnicas destinadas a minimizar la exposición de identificadores originales.
Estos identificadores podrán considerarse datos personales cuando permitan relacionarse directa o indirectamente con una persona identificada o identificable.
Finalidad: activar y verificar licencias, administrar suscripciones, prevenir el uso indebido del software y atender incidencias de licenciamiento.
4.6. Información de soporte técnico
Cuando un cliente solicita asistencia, Herramientas Virtuales S.A.S. puede recibir:
- Nombre y datos de contacto del solicitante.
- Información de la organización.
- Identificadores de licencia.
- Información técnica del sistema.
- Descripción del problema.
- Registros de diagnóstico.
- Archivos o capturas compartidos voluntariamente.
Durante sesiones de soporte remoto, el personal autorizado podrá visualizar información existente en la aplicación cuando ello resulte necesario para resolver la incidencia.
El acceso estará limitado a las actividades autorizadas por el cliente y sujetas a las obligaciones legales y contractuales aplicables.
5. Finalidades del tratamiento
La información personal procesada directamente por Herramientas Virtuales S.A.S. podrá utilizarse para:
- Administrar la adquisición, activación y renovación de licencias.
- Verificar el cumplimiento de las condiciones de utilización del software.
- Brindar asistencia y soporte técnico.
- Atender solicitudes comerciales, contractuales y administrativas.
- Gestionar facturación y obligaciones legales.
- Investigar y resolver incidencias técnicas y de seguridad.
- Mantener registros necesarios para la atención de requerimientos de las autoridades competentes.
- Enviar comunicaciones relacionadas con servicios contratados, mantenimiento o cambios relevantes en la aplicación.
Las comunicaciones comerciales no indispensables estarán sujetas a las autorizaciones y mecanismos de oposición que resulten aplicables.
Herramientas Virtuales S.A.S. no vende las bases de datos personales administradas por sus clientes mediante IdCardStudio.
La aplicación no incorpora publicidad comercial de terceros ni utiliza, por diseño declarado, los registros de titulares o visitantes para publicidad comportamental.
6. Almacenamiento de la información
6.1. Almacenamiento local
IdCardStudio puede almacenar información en el equipo donde se encuentra instalado.
La ubicación de los archivos depende de la arquitectura de instalación y de la configuración utilizada.
El cliente conserva el control administrativo de estos datos y es responsable de adoptar las medidas necesarias para protegerlos.
6.2. Bases de datos externas
Cuando la organización configura un servidor de base de datos compatible, IdCardStudio puede almacenar y consultar información en dicha infraestructura.
Según las capacidades de la versión utilizada, las tecnologías podrán incluir SQL Server, PostgreSQL o MySQL.
La organización es responsable de determinar la ubicación, administración, acceso, respaldo y conservación de estas bases de datos.
6.3. Microsoft Store
La instalación mediante Microsoft Store puede utilizar mecanismos de almacenamiento asociados al paquete de la aplicación.
La desinstalación puede eliminar determinados datos locales administrados por Windows, dependiendo del tipo de empaquetado y las ubicaciones de almacenamiento utilizadas.
No necesariamente elimina archivos exportados, respaldos, bases de datos externas ni información almacenada fuera de los directorios administrados por el paquete.
Se recomienda generar una copia de seguridad antes de desinstalar, reinstalar o migrar IdCardStudio.
6.4. Copias de seguridad
La organización puede utilizar las funciones disponibles de respaldo y restauración.
La ubicación y conservación de los respaldos dependen de la configuración utilizada por el cliente.
Los respaldos deben protegerse mediante controles adecuados de acceso, confidencialidad y, cuando la funcionalidad correspondiente esté disponible, cifrado.
7. Validación de licencias mediante internet
IdCardStudio utiliza un mecanismo de validación de licencias en línea.
Para activar una licencia o comprobar su vigencia, la aplicación establece comunicación con la infraestructura de licenciamiento administrada por Herramientas Virtuales S.A.S. o por proveedores tecnológicos autorizados.
La información transmitida podrá comprender los datos técnicos y de licenciamiento descritos en la sección 4.5.
La dirección IP pública utilizada durante la conexión también podrá ser conocida por los servidores que reciben la solicitud, en la medida necesaria para establecer la comunicación.
Estas operaciones tienen como finalidad verificar la autenticidad, vigencia, estado y condiciones de utilización de las licencias.
El servicio de licenciamiento no requiere transmitir las bases de datos de titulares, visitantes ni registros de acceso administrados por el cliente.
El uso del servicio está sujeto a las medidas técnicas de protección de las comunicaciones y a los períodos de conservación establecidos para los registros de licenciamiento.
La disponibilidad de determinadas funcionalidades puede depender del estado de la licencia y de la posibilidad de realizar su validación.
8. Comunicaciones externas e integraciones
IdCardStudio puede establecer comunicaciones necesarias para las funcionalidades autorizadas por el cliente.
8.1. Red local
Los componentes de administración, portales, kioscos, puntos de chequeo y dispositivos compatibles pueden comunicarse a través de la red de la organización.
La organización administra la infraestructura, los controles de acceso y las condiciones de conectividad.
8.2. Correo electrónico
Cuando la funcionalidad está habilitada, IdCardStudio puede utilizar el servidor SMTP configurado por el cliente para enviar notificaciones, verificaciones o códigos QR de visitantes.
La organización determina el proveedor de correo utilizado y es responsable de su configuración.
El procesamiento de estos mensajes también puede quedar sujeto a las políticas del proveedor de correo seleccionado.
8.3. Bases de datos y dispositivos externos
La organización podrá habilitar conexiones con servidores de bases de datos, impresoras, dispositivos de control de acceso y sistemas compatibles.
El procesamiento de información dependerá de la funcionalidad y configuración establecida.
8.4. Servicios de mapas
Cuando se visualizan ubicaciones geográficas mediante mapas basados en OpenStreetMap, el navegador o componente utilizado puede establecer conexiones con servidores externos de mapas.
Estos proveedores pueden recibir información técnica de la conexión, incluida la dirección IP, así como las solicitudes necesarias para representar el mapa.
La información estará sujeta a las políticas de privacidad y condiciones del proveedor del servicio efectivamente utilizado.
Sitio de referencia: https://www.openstreetmap.org
8.5. Aplicaciones externas de comunicación
Los botones de contacto mediante correo electrónico o WhatsApp pueden abrir aplicaciones externas.
Los datos enviados a estos servicios quedan sujetos a las decisiones del usuario y a las condiciones de los respectivos proveedores.
8.6. Independencia de carnet.digital
IdCardStudio y carnet.digital son soluciones independientes.
IdCardStudio no sincroniza ni transfiere automáticamente información de titulares, visitantes, credenciales o registros de acceso hacia carnet.digital.
La contratación o utilización de carnet.digital se rige por sus propias condiciones y políticas de privacidad.
9. Acceso remoto para soporte técnico
Herramientas Virtuales S.A.S. podrá prestar servicios de soporte remoto cuando el cliente los solicite o autorice.
El soporte remoto estará sujeto a las siguientes condiciones:
- La conexión deberá ser autorizada por el cliente o por una persona facultada para ello.
- El acceso se limitará a las actividades necesarias para atender la solicitud.
- El personal de soporte deberá respetar la confidencialidad de la información.
- No se utilizarán los datos observados durante la sesión para finalidades comerciales ajenas al servicio.
- La extracción o conservación de archivos, bases de datos o información personal deberá contar con autorización y justificación correspondiente.
- El acceso a los datos personales deberá observar los principios de necesidad, finalidad, seguridad y acceso restringido.
- Cuando proceda, se formalizarán las obligaciones propias del encargado del tratamiento.
La autorización para una sesión de soporte no implica autorización general e indefinida para acceder a la información del cliente.
10. Seguridad de la información
IdCardStudio contempla mecanismos destinados a contribuir a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, de acuerdo con las capacidades de la versión instalada.
Estos mecanismos pueden incluir:
- Autenticación de usuarios.
- Administración de roles y permisos.
- Protección criptográfica de credenciales.
- Restricciones de acceso a proyectos y funciones.
- Protección de secretos y configuraciones sensibles mediante mecanismos de seguridad del sistema operativo.
- Conexiones cifradas con servicios externos compatibles.
- Funciones de respaldo y restauración.
- Registros de operaciones y actividades, cuando estén habilitados.
Herramientas Virtuales S.A.S. procura aplicar medidas técnicas y organizativas razonables para reducir los riesgos de acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación de datos.
Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta.
La organización cliente debe complementar las funcionalidades del software con controles propios, entre ellos la actualización del sistema operativo, la seguridad de la red, la administración de cuentas, los respaldos y la protección de sus servidores.
Los incidentes que involucren información bajo responsabilidad directa de Herramientas Virtuales S.A.S. serán gestionados conforme a las obligaciones legales y contractuales aplicables.
11. Tratamiento de datos de menores de edad
IdCardStudio puede utilizarse en instituciones educativas y otras organizaciones que administren información de niños, niñas y adolescentes.
La aplicación no determina de forma autónoma qué personas deben ser registradas ni recopila por iniciativa propia bases de datos de menores de edad.
Cuando una organización incorpore datos personales de menores, deberá garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable, especialmente la protección de sus derechos fundamentales, su interés superior y las condiciones legalmente exigidas para el tratamiento.
La organización será responsable de obtener las autorizaciones que correspondan y de informar adecuadamente a los representantes legales y a los titulares, según su edad y madurez.
Herramientas Virtuales S.A.S. no utiliza los datos de menores administrados localmente por sus clientes para finalidades comerciales propias.
12. Datos sensibles y biométricos
IdCardStudio puede almacenar fotografías y otros campos definidos por el cliente.
La clasificación legal de estos datos depende de su naturaleza y del tratamiento realizado.
Las fotografías no se consideran automáticamente datos biométricos sensibles en todas las circunstancias. Sin embargo, su utilización para identificación biométrica u otros tratamientos específicos puede exigir medidas y autorizaciones adicionales.
Las organizaciones deberán evaluar la necesidad, proporcionalidad y legitimidad del tratamiento de datos sensibles.
Los titulares deberán ser informados cuando el suministro de datos sensibles sea facultativo conforme a la legislación aplicable.
IdCardStudio no debe utilizarse para recopilar datos sensibles sin que la organización cuente con una base jurídica adecuada y establezca las medidas de protección correspondientes.
13. Conservación y eliminación de información
13.1. Datos administrados por los clientes
La organización determina los períodos durante los cuales conserva los datos de titulares, visitantes y registros de acceso, conforme a sus finalidades y obligaciones legales.
Cuando las funcionalidades y permisos lo permitan, la información podrá consultarse, corregirse, exportarse o eliminarse.
El envío de información a una papelera o su eliminación lógica no implica necesariamente su desaparición inmediata de los respaldos o soportes de almacenamiento.
13.2. Datos de licenciamiento
Herramientas Virtuales S.A.S. conservará los datos de licenciamiento durante el período necesario para administrar las licencias, resolver incidencias, gestionar obligaciones contractuales y cumplir los requerimientos legales aplicables.
Posteriormente, procederá a su eliminación, anonimización o conservación restringida cuando exista una obligación o justificación legal.
13.3. Datos de soporte
La información recibida para atender solicitudes de soporte se conservará durante el tiempo necesario para la prestación del servicio, su seguimiento y el cumplimiento de las obligaciones aplicables.
Los archivos que contengan datos personales proporcionados para diagnóstico no deberán conservarse más tiempo del necesario para la finalidad autorizada, salvo obligación legal o contractual aplicable.
13.4. Desinstalación
La desinstalación de IdCardStudio no garantiza la eliminación de todas las copias de información que existan en bases de datos externas, archivos exportados, respaldos u otras ubicaciones bajo control del cliente.
La organización deberá gestionar estas copias mediante sus propios procedimientos de conservación y eliminación segura.
14. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias aplicables en Colombia, los titulares pueden ejercer, según corresponda, los siguientes derechos:
- Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
- Solicitar su actualización y rectificación.
- Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización cuando legalmente proceda.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de datos cuando se cumplan las condiciones legales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al procedimiento aplicable.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en las condiciones previstas por la ley.
14.1. Solicitudes relacionadas con datos registrados por una organización
Cuando la información se encuentre bajo responsabilidad de una empresa, colegio, universidad, asociación u otra organización que utilice IdCardStudio, el titular deberá dirigir su solicitud al responsable del tratamiento correspondiente.
Herramientas Virtuales S.A.S. podrá colaborar técnicamente cuando exista una solicitud legítima del cliente y dicha colaboración corresponda a sus obligaciones contractuales.
14.2. Solicitudes relacionadas con Herramientas Virtuales S.A.S.
Para datos personales tratados directamente por Herramientas Virtuales S.A.S., los titulares podrán presentar consultas, reclamos y solicitudes mediante:
Correo electrónico: carnet@h-v.co
WhatsApp de contacto: +57 316 831 2371
La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir con claridad el objeto de la petición. Cuando corresponda, podrá requerirse información adicional para verificar su identidad o la representación invocada, aplicando criterios de minimización de datos.
14.3. Plazos de respuesta
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder en ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a la fecha de recibo completo. Cuando no sea posible responder oportunamente, se informarán los motivos y el nuevo plazo, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.
Los reclamos incompletos podrán requerir subsanación conforme a los términos establecidos legalmente.
La supresión o revocación no procederá cuando exista un deber legal o contractual que impida eliminar determinada información, o cuando concurra otra excepción legal aplicable.
15. Terceros y proveedores tecnológicos
Determinadas funcionalidades de IdCardStudio pueden involucrar proveedores externos, entre ellos:
- Microsoft, para distribución y servicios asociados a Microsoft Store.
- Proveedores de servicios de alojamiento e infraestructura utilizados para licenciamiento.
- Proveedores de correo electrónico configurados por el cliente.
- Proveedores de mapas y contenido geográfico.
- Servicios de comunicación elegidos por el usuario.
- Proveedores de herramientas de soporte remoto autorizadas.
Cada proveedor podrá tratar determinados datos conforme a su función, sus propias políticas y los acuerdos aplicables.
Herramientas Virtuales S.A.S. procurará utilizar proveedores que ofrezcan medidas de protección acordes con la naturaleza de la información tratada.
La utilización de servicios o servidores situados fuera de Colombia estará sujeta a las disposiciones aplicables en materia de transferencias y transmisiones internacionales de datos personales.
16. Microsoft Store
Cuando IdCardStudio se distribuya mediante Microsoft Store, Microsoft podrá procesar información relacionada con la descarga, instalación, funcionamiento y uso de sus servicios conforme a sus propias políticas.
Microsoft podrá proporcionar al desarrollador información de desempeño, instalación, calificaciones, fallos y otros indicadores disponibles a través de sus herramientas para desarrolladores.
La naturaleza y el nivel de detalle de esta información dependerán de los servicios y configuraciones de Microsoft.
Para conocer el tratamiento realizado por Microsoft, puede consultarse:
La recopilación y tratamiento de información realizada directamente por Microsoft se rige por sus propias condiciones y responsabilidades.
17. Publicidad, comercialización y analítica
IdCardStudio no incorpora publicidad de terceros dentro de sus funcionalidades principales.
Herramientas Virtuales S.A.S. no comercializa los datos de titulares, visitantes o registros de acceso administrados localmente por sus clientes.
La aplicación no está diseñada para enviar automáticamente a Herramientas Virtuales S.A.S. estadísticas sobre el contenido de los carnets, historiales de visitantes o registros de acceso.
La validación de licencias en línea constituye una comunicación técnica necesaria para el licenciamiento y se encuentra descrita separadamente en esta política.
Las comunicaciones técnicas realizadas por componentes del sistema operativo o servicios de terceros estarán sujetas a sus respectivas condiciones.
18. Marco normativo
Esta política se desarrolla tomando como referencia la legislación colombiana sobre protección de datos personales, especialmente:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013 y sus disposiciones compiladas en el Decreto 1074 de 2015.
- Normas, instrucciones y criterios aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando la aplicación se utilice fuera de Colombia, la organización cliente deberá evaluar las obligaciones de protección de datos aplicables en la jurisdicción correspondiente.
El uso de IdCardStudio no exime a las organizaciones del cumplimiento de sus propias obligaciones legales.
19. Modificaciones de esta política
Herramientas Virtuales S.A.S. podrá actualizar esta política para reflejar modificaciones legales, técnicas, operativas o relacionadas con las funcionalidades de IdCardStudio.
La versión vigente estará disponible en los canales oficiales designados por el proveedor.
Cada actualización indicará la fecha de modificación.
Cuando se introduzcan cambios sustanciales en las finalidades, categorías de datos, destinatarios o mecanismos de tratamiento, se informará a los usuarios y se solicitarán las autorizaciones adicionales que resulten legalmente necesarias.
20. Contacto y vigencia
Para consultas relacionadas con esta política, protección de datos, licenciamiento o soporte, puede contactar a:
Herramientas Virtuales S.A.S.
NIT: 900719705
Bogotá, Colombia
Correo: carnet@h-v.co
WhatsApp: +57 316 831 2371
Sitio web: https://herramientasvirtuales.com
Fecha de actualización: 21 de octubre de 2026.
Esta política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente hasta que sea reemplazada por una versión posterior.